【例文あり】当日(前日)の面接辞退はメールでも大丈夫?

ぷっか
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こんにちは、ぷっかです。

総合商社・大手食品会社・デベロッパーなど7社から内定を頂きました。

当サイトでは、その中での学びやノウハウをまとめています。

就職活動をしていると、「急に面接に行く気が無くなった・急に予定が入ってしまった」こんなこともあると思います。

僕も何度かありましたが、そんな時に迷うのがどう面接を辞退するかということです。連絡して怒られるのも嫌だけど、連絡しなくても怒られるかもしれません…。

ということで今回は、当日の面接辞退を穏便にすませる方法をご紹介します。

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当日(前日)の面接辞退はメールでもいい?

当日の面接辞退方法についてまとめると以下の通りになります。

  • 「電話」がベスト
  • 「メール」でも大丈夫
  • ドタキャンはダメ

結論、当日の面接辞退は「メール」でも大丈夫です。僕自身、当時の面接辞退をメールでした会社もありました、特に問題はありませんでした。

ですが、可能なら「電話がベスト」です。すぐに済みますし、誠意を見せることもできます。小言を言われるかもしれませんが、このご時世なので怒られることは無いと思って大丈夫です。

また、インターン選考の場合は、本選考に支障をきたさないように電話できっちり謝ったほうがいいです。

一番ダメなのが「ドタキャン」です。めんどくさいという気持ちは分かりますが、しっかり連絡はしましょう。

その後に罪悪感を感じてしまう人も多いと思います。スッキリした気持ちで次の選考に臨むためにも、連絡はしておきましょう!

面接まで期間がある場合は、マイページでキャンセル出来ることも多いです。これが一番簡単な辞退方法ですね。

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面接辞退は意外とあっさり?

面接辞退って大変なのかな、と思っている就活生がいたら安心してください。

引き止められたり・理由をしつこく聞かれたり・怒られたり、といったことは基本的にありません。恐れなくて大丈夫です。内定辞退はまた別ですが…

という訳で、当日(前日)の面接辞退を怖がらないでください。ただ、「対応してくれた人の機嫌・態度が悪かった」という話は結構聞きます。

当日のキャンセルは多少なりとも迷惑がかかるので、そこは受け入れましょう。

ぷっか
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面接官も人間なので、イライラする時もあります。

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当日(前日)の面接辞退を穏便に済ませるポイント

ここからは、面接を辞退する際のポイントを紹介していきます。面接自体を穏便に済ませるためのポイントは大きく分けて4つあります。

  • 辞退の理由を伝える
  • 申し訳ない感を出す
  • 謝意を伝える
  • やむを得ない感を出す

一つずつ解説していきます。

面接辞退のポイント①「辞退の理由を伝える」

1つ目は「なぜ辞退するのかを伝えること」です。これは電話でもメールでもきちんと伝えるべきことです。

「別の面接と被った」など正当な理由がある場合は、正直にそれを伝えれば大丈夫です。

「めんどくさくなった・行きたくなくなった」という理由の人は、別の理由を考えて伝えましょう。これは正直に伝えない方がいいです。

面接辞退のポイント②「申し訳ない感を出す」

2つ目のポイントは「申し訳ない感を出す」ということです。相手に不快感を与えないために、「申し訳ない感」は存分に出しておきましょう。

そうすることで「なんだこの失礼な就活生は」という相手の気持ちを抑えることができます。

人と人とのコミュニケーションなので、相手の気持ちをしっかり考えることが大切です。

面接辞退のポイント③「謝意を伝える」

3つ目のポイントは「謝意を伝える」ことです。

これは基本的なことなのでほとんどの人が大丈夫だと思いますが、謝意はしっかり伝えましょう。

仮にも時間を空けて予定を作ってくれた訳ですから、そこに対して謝罪の気持ちを見せる必要があります。

面接辞退のポイント④「やむを得ない感を出す」

4つ目のポイントは「やむを得ない感を出す」ことです。これが有効なのは「辞退したくないのに、辞退せざるを得ない時」です。

「行きたくない」あるいは「行く必要が無い」面接ならする必要はありません。ただ、体調不良などでどうしても行けなくなった、そういう時もあると思います。

その場合は「本当は行きたかったが仕方なく」という思いを前面に出すべきです。

面接の日程を変更・再調整してくれる会社は結構あります。最後まで諦めないでください。

辞退の例文①「電話で辞退する時」

続いて、辞退する際の例文を紹介します。まずは「電話で辞退する場合」です。これは一例ですが、だいたいこんな流れで説明すれば大丈夫です。

有名企業の人事や面接官だったとしても同じ人間です。面接辞退されるのにも慣れているので、そんなに緊張しなくてオッケーです。

自分「お世話になっております。○○大学の□□と申します。」

面接官「こんにちは、何かありましたか?」

自分「実は本日○○時から面接の予定だったのですが、体調不良になってしまい、伺うことができなくなってしまいました。本当に申し訳ありません。」

面接官「そうなんですね!それは仕方ないですね。お大事になさってください。ご連絡ありがとうございます。」

自分「直前の連絡になってしまい、本当に申し訳ありませんでした。失礼致します。」

まずは大学名と名前を名乗りましょう。続いて辞退する面接の時間と理由を伝えましょう。これで基本は大丈夫です。

行きたかった気持ちしっかりと伝えた場合「もしよろしければ別の日程を用意しましょうか?」となる可能性もあります。

辞退の例文②「メールで辞退する時」

続いては「メールで辞退する時」の例文です。

件名:本日○○時の面接について

○○株式会社 □□部御中(△△様)

お世話になっております、○○大学の□□と申します。
本日○○時からの面接に伺う予定だったのですが体調不良により、参加することができなくなってしまいました。

直前の連絡になってしまい、申し訳ありません。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い致します。

○○大学
□□ □□

メールで注意すべきは「件名」と「宛名」です。

件名を見れば、何についての話かわかるようにしましょう。これは社会人になってからも大切です。また、宛名は部署単位なら「御中」個人単位なら「様」をつけましょう。

あとはこの文章を自分なりにアレンジすればオッケーです。

まとめ:当日の面接辞退は連絡を

当日の面接自体をする場合でも、しっかりと連絡するようにしましょう。

たとえどんなにめんどくさくても、後々面倒にならないためと思って動き出してください。辞退方法に悩んだ場合は、こちらの記事で紹介した方法を参考にして実践してみてください。

すぐ終わってしまうので、案外拍子抜けするかもしれません!

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ぷっか
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